Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко «Тайм-менеджмент» (Рецензия Рыжкова И.А.)

Тайм-менеджмент- сложная система, элементы которой отвечают на вопросы «как двигаться?», «как найти наиболее успешное решение?», «какой мой план действий?», и, наконец, «зачем?».

Проактивный тип людей фокусируются на круге влияния, то есть пытаются выяснить первопричину. Реактивный тип людей же зациклен на круге забот, считают себя жертвой.

На пути к достижению целей эффективной считается теория ОТПАД, суть которой, что «не важно, как быстро ты двигаешься к своей цели, важно, не прерываться».

Небольшие советы на каждый день по целеполаганию

Авторы предлагают вести мемуарник. Что это и как его вести? Нужно каждый день записывать одно событие (как позитивное, так и негативное), и за неделю аналогично. Так вы поймете свои ценности. В зависимости от ценностей, вы будете расставлять приоритеты.

Человек словно фирма, со своей миссией. Если миссию, так же, как и то, чем занимается фирма поменять можно, то призвание нет. В этом и различие.

Еще одним упражнением будет анализ потребностей. Необходимо нарисовать две колонки: Левая - дела или покупки, а правая - зачем. Опять же можно проследить свои ценности и исключить навязанные дела и покупки.

Похожее упражнение и в отношении жизненных ролей. Определите, какие роли присутствуют сейчас у вас. Напротив каждой укажите жизненные цели. И старайтесь, чтобы за день постараться охватить все роли, чтобы не допускать дисбаланса.

Для начала стоит ответить на четыре вопроса:

1. Была ли необходимость выполнять работу самому?
2. Оправданы ли затраты времени?
3. Целесообразно ли выполнение этой работы ?
4. Сознательно ли определен интервал времени на выполнение этой работы?

Ответы на эти вопросы помогут определиться с необходимостью делегирования полномочий, техникой работы, чем обусловлена задача в выполнении работы и наличием или отсутствием проблем в планировании.

Древние греки делили задачи на два типа:

• хронос (жесткая привязка, то, что указываем в календарях, ежедневниках)
• кайрос (гибкие задачи, выполнение которых зависит от ряда условий, например, от места, людей)

Планировать стоит не более 60% для жестких и приоритетных задач, остальные 40 % нужно оставить под те самые «кайрос» задачи. Из этих 40 % максимум 20 % можно выделить на регулярные задачи вроде телефонных звонков, проверка почты и так далее.

В планировании стоит руководствоваться также принципом Парето, который призывает сначала выполнять теми задачами, которые обеспечивают наилучший результат. А такие задачи занимают лишь 20 % из всего того, что мы делаем в течение дня.

Все мы знаем, что стресс истощает организм, но почему-то по-другому многие просто не привыкли. Накричать, пожаловаться считается нормальным во время работы. Полагая, что такой урок должен научить и подзадорить подопечного, результат происходит обратный. При минимуме затрат человек достигает максимальной усталости.

Перейдем к более приятным моментам – к эффективному отдыху. По результатам исследований ученые пришли к выводу о необходимости 20-минутного перерыва для менеджера между 13.00 и 15.00.

Все задаются вопросом, как настроиться на работу? Ученые и здесь постарались и выработали технику «якорей». Якорь – это любой объект, образ, жест, цвет, запах, который вызывает эмоциональные состояния. Даже долгий красный сигнал светофора, пробка – это все якори, которые отражаются на нашей работе. Поэтому очень важно находить как можно больше положительных якорей, для этого даже достаточно подумать о чем-то, съесть вкусную булочку, выпить кофе, хорошо потянуться и так далее.

Для большой нежелаемой задачи вроде написания курсовой удобно использовать метод швейцарского сыра. Его суть в том, что нужно сначала произвольно начать делать отрывки из большой задачи, которые наиболее интересны. Постепенно можно будет заметить, что дырки в сыре продолжают заполняться, и неподъемная работа уже не кажется такой унылой, тяжелой и не желаемой.

Несколько правил корпоративного тайм-менеджмента

Если возник вопрос к коллеге, не стоит сразу же его задавать. Для начала запиши его, возможно, ответ на него сможешь найти самостоятельно. Вдруг у тебя появится еще вопрос, и ты сможешь задать их блоков, не отвлекая коллегу дважды.

Выделение жестких и гибких задач в календаре позволяет более эффективно распределить время. Указание на место в задачах позволяет эффективно исполнять «кайрос» задачи.

PS MS Outlook создает большой перечень возможностей для эффективного планирования. Стоит взять на вооружение.